隨著小弟皈依公門踏入第十個年頭,遂起了分享如何在公門苦行、步步累積實力的觀點;我將一位退休長輩傳授的四項中心德目:「依法行政」、「勤讀舊檔」、「建立關係」、「揣摩上意」,計十六字訣,結合過往的各種小故事,寫成四個層次的文章;希望大家都能清楚「不是社會太黑暗,而是自己看不清」的道理。

第一篇:[人在公門好窒息]公務員中心德目(一) - 依法行政


 皈依公門第二步:勤讀舊檔

把小弟上一篇文章上心了或老早就吃過苦頭,已經視「依法行政」比吃飯睡覺還重要,就差刺在腳底板的公務員,恭喜,理論上不會被自己關進土城看守所了!實務上就如同開車,你不撞人、人照樣來撞你,剩下的就交給運氣了;本篇第二層心法是唯妙地存在於迂腐與嚴謹之間的「勤讀舊檔」,他聽起來弱到像小學校長在朝會無限迴圈要大家多喝水的發言,但相信我,「勤讀舊檔」的重要性就是跟喝水一樣重要。

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就這樣刺在腳上吧,除了不會忘記之外,不幸去了土城也有刺青可以說嘴

養成勤讀舊檔的習慣

自從人手一智慧手機的低頭時代來臨,除了問候別人父母外,幾乎所有的問題都是You can google it就有答案,其背後的價值就是「勤讀舊檔」,中華民國成立百年餘、政府就成立百年餘,自民國39年首次舉辦公務員高普考至今,我們不會是第一個、也不是最後一個在工作中發現問題的人,因此,勤讀舊檔就是去google過去怎麼做的意思。

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記得別很不孝的常跟長輩講這句話喔

很多人都有以下經驗:新進公司或新接業務結果前手不是離職、就是一問三不知的「不知道」、「不記得」跟「不確定」,能成為汪洋中燈塔拯救自己的就是「勤讀舊檔」,勤查歷史沿革資料來找到屬於自己的答案;工作不求過人表現,低標就只是不要像個三歲小孩,到處亂問問題搞得像腦袋忘在媽媽的子宮裡的屁孩,其次是很多以為自己知道答案的三歲小孩像地雷一般遍布於職場上,為了不被貼上笨蛋的標籤以及不要被笨蛋給害慘,凡事先做足功課才是上策。

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一問三不知是很基本的

通常公務機關內有業務用的公共檔案,以及特別的公文檔,所有寫過的公文都會存放在資訊系統內,認真地把兩種舊檔給翻過幾輪,養成問別人問題前先問過舊資料的好習慣。

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小弟用過三種公文系統裡「電子公文檔管系統」最好用,然後三種都很難用

大部分公務機關年紀都比小弟我還大,如果抱著老而無用的心態不相信慣例、機制或是內規,恐怕撞牆撞到頭破血流都還會宣稱自己被體制霸凌,搞清楚手上工作的來龍去脈,實可避免被同仁當作是火星來的不適任人員。

案例

K女在同單位工作五年,某天收到某協會公文表示要到機關內拜會首長,時間緊湊、茲事體大,立馬抓著公文跟單位主管請示下一步;主管問:「對方有沒有要討論的主題?」、K女:「還沒問。」、主管問:「拜會要不要送禮物?」、K女:「好像要。」、主管問:「對方有沒有說拜會多久?」、K女:「還沒問。」、主管問:「你是第一次辦這業務嗎?」、K女:「第五年,一年來一次。」,主管被自己的問題給擊敗再也說不出話了。

解析

職場上像K女這種罹患工作失憶症的人恐怕比真的罹患失憶症的人還多,此類病症通常還伴隨「都是全天下人負我」的妄想症狀,有時候實在不求問對問題,只求不要問蠢問題經常都是奢求,此時勤讀舊檔便像天天喝水3,000cc般對腦袋有神奇療效,問同事、主管問題前先搞清楚過去怎麼做的、衍生哪些尚未解決的問題或是可以改進的缺失,小則避免他人異樣的眼光、大則鶴立雞群,考試都考一百分。

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工作失憶症患者的嘴臉大多是如此

避免勤讀舊檔的迂腐

辦公室總有些高人,位子一坐就十幾年,口頭禪經常是「一直以來都這樣做啦~」,此般高人早就超越勤讀舊檔的層次,他就是舊檔!欲成為此般脫俗高人亦有16字箴言心法:遇事不知凡事請示閒事少管無事早歸,小弟我還算熟稔此道,但遲遲下不定決心全力鑽研,現暫不做討論。

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小弟我也想向剎那一樣霸氣說出:我就是米蟲

大眾對公務員的刻板印象就是前皆高人本身,本位主義、因循苟且與推卸責任,堪稱無敵的存在;在此的勤讀舊檔是參考過去的方式跟原則,來確定現在的方針與規劃,兩者詞彙相近,意義是大大不同,一但開始說出「一直以來都這樣做啦~」這種話,當初那充滿理想、清澈的靈魂可是會被鬼抓走的。

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靈魂一旦攔腰折斷了,誰都無法阻止被鬼抓走

大體來說,新進菜鳥跟隱士高人最容易自願或非自願地落入「一直以來都這樣做啦~」的窠臼裡,其實另外最可怕的是自以為積極工作,卻不知不覺間被自己所建立的做事流程限制,反而因此不求進步還以為自己很進步,這種挖洞給自己跳的不自覺,誠有如被交往七年的女友甩了,不知應做改變仍然活在過去直至被親友放棄治療還不自覺。

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一直以來都這樣做啦~是讓小弟理智線斷掉的第一名

如跟小弟一樣還沒下定決心成為職場中的脫俗高人,請切記守成將失於安逸,勤讀舊檔終究只是向前邁進的必要工具,人生是沒有存檔點的,職場上的錯誤可不像高中時可用一句「我媽叫我這樣做。」隨便帶過,因為犯錯招來大媽大嬸們的留言蜚語可是比塑膠袋還長命。

媽寶

職場上當媽寶也沒用了,除非你媽是主管的老闆

案例 

H君是全辦公室最資深的承辦人,當主官是沒人一起吃中餐的菜鳥時就在了,近年全單位負責的法條大修正,全部業務都受影響,流程、規定和基準均需調整,H君歷年的工作流程完全不適用,天天向主管反映不能接受,還在內部會議向同事放炮,覺得自己被全辦公室年齡歧視,主管只得調整其業務,結果滾雪球般地引發其他同仁不滿,辦公室內烏煙瘴氣。

解析

H君的故事不僅限於公部門,在職場上的普遍程度跟偷吃道歉的男星、影片流出的女星還有包養明星的經紀公司老闆一樣比比皆是,背後或許有如同安納金天行者Anakin Skywalker變成黑武士的悲壯故事,但關我屁事別害我加班啊!改變別人相當困難,只能別讓自己被改變,如果還沒做好擁抱黑暗面的準備,就千萬變成「一直以來都這樣做啦~」H君般的心態。

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擺爛的黑暗面通常是不可逆的,雖然是花瓶但很正的老婆珮咪皇后Padmé也不會死而復生

具備勤讀舊檔的嚴謹

已經忘得差不多的高中歷史課本,序中一段「歷史,是一門鑑往知來的知識」,在業務比承辦人年紀還大的公務機關裡,還真是句又帥又實用的屁話,其實翻找過去的舊檔就能推敲出業務的來龍去脈、機關的人員流動,根本不用開口詢問那些因人而異的問題答案,因此「勤讀舊檔」是熟記「依法行政」後第二重要的心法。

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鑑往知來大概就是類似的意思,反正當皇帝的說了算

「勤讀舊檔」的前提是熟悉檔案管理,想深按其道的捷徑就是辦公室裡收發公文的書記或是工友大人,對於公文他們可像是酒店媽媽桑一樣地閱文無數,找到想要的資料就像讓客人歡愉一樣輕鬆寫意,若和他們打好關係還有找不到的歷史資料嗎?

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千萬別惹那些閱人(文)無數的魔王們

其次是經驗累積的判斷,被每一任女友甩了也不一定會發現自己的問題在哪,唯有去分析歷年、歷代業務的轉變,參酌法規、體例的原則找出手上工作的癥結點,發現問題、解決問題,避免在一知半解下被問題給解決了。

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很多人在搞不清楚狀況下就黑掉了,連自己怎麼死的都不知道

最後橫向比對其他同、異質的工作,必有通例可循、謬誤得證,多瞭解同事的工作對自己有益無害;正如小弟我過去主管所說「比起悶著頭苦幹實幹,更希望每一位同仁都能抬起頭來看看大家的工作,讓辦公室氣氛更和諧、工作更積極」,關於那些抬頭但最後被指派更多工作的人,就又是後話了。

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蜘蛛人叔叔Uncle Ben的名言也是很多主管對下屬的名言

案例 

S女調至新單位承接專案,詢問前手卻總跟她說「一直以來都這樣做啦~」,詢問新主管每每獲得「那妳覺得呢?」這種用問題回答問題的答案,除了把他們痛扁一頓後去警察局自省的選項,S女把近三年的檔案全部調出來,照時間軸一件一件整理,總算了解為何蹦出這新專案、各單位間各懷了甚麼鬼胎,也確認了前手跟主管均罹患重度工作失憶症,未來只能靠自己;至於日後如何修理主管跟被更上面的主管修正就是後話了。

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當遇到喜歡用問題回答問題的主管,人生就被完整了

解析

工作失憶症是最常見的職業災害症頭,一問三不知的「不知道」、「不記得」跟「不確定」是此類患者經常脫口而出的汙穢詞彙,僅能靠「勤讀舊檔」來避免被傳染此不治之症;職場如戰場,從來不簡單,韜光養晦並且不強出頭才是永續生存之道,唯有參透此道才能避免墮入黑暗面成為脫俗高人。

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小弟我覺得「我不知道」有時候就像句髒話,令人生厭

小結

「勤讀舊檔」是種遇事做足準備的態度,妥善地做好檔案管理與資料搜尋,就不需要使用「用猜的」或「用想的」這類不存在的超能力,尤其每個公家機關均存在多年,機關過去、現在或未來沒有你都好好的,爛著也是一天、廢著也是一天,只有自己能夠幫助自己。

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令人心酸的事實是,公司真的可以沒有你

在這沒有願景存在的職場中,還是有抱著為國家做事的人生活著,謹記,人人都想拯救世界,但是沒有人幫媽媽洗碗,「勤讀舊檔」便是走進廚房洗碗的第一步,凡成就大事者必能完備小事,則每件小事亦可為大事,把甚麼鬼SWOT之流的企業管理模型謙虛地放在腦中運轉,久而久之,就會比任何同位階的人要更被信賴,當然會不會因而招忌就當是後話了。


 
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