公文，是公家機關獨有的語言，介於文言文與白話文的夾縫地帶；無論公務員自身的智慧、能力或是表現的優劣如何，公文都是評價與評斷一個公務員素養的基準之一，其之於公務員如同舞蹈之於舞者，是每天的日常、基本功力的展現。
對經常被公文壓垮的小弟來說，公文只是一種日常
繼上篇分享如何寫篇對外的函之後，本篇要介紹如何寫對內的簽，寫得信手拈來之後，跟主管間根本無需言語交流，請假直接丟假單、業務用簽取代言語，達到一切盡在不言中的最高境界。
甚麼是簽
依據行政院文書處理手冊-貳-公文製作第19點，簽是承辦人就執掌事項，或下級機關對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用；亦即簽就是以正式公文向長官對話的呈現。
連解釋甚麼是簽也如此文言文，這就是公文的藝術
簽的使用時機就是：跟辦公室長官同事討論完自己的案子，大家都同意後主管瀟灑地丟了一句：「好啊，那你就把他簽出來吧！」，知道怎麼寫簽、如何寫好簽，才不會成為傻愣在座位上的承辦人。
簽長怎樣
簽與函架構大致相同，同樣是由主旨、說明與辦法三本柱組成，只是在簽之中，因為後續該怎麼做的「辦法」，因為要等看這份簽的長官決定而改成「擬辦」，就是我打算怎麼做，請你決定要不要的意思。
基本架構大致為此
由於公文的精隨在於言簡意賅，必須貫徹句子刪贅詞、段落刪主詞的原則，以下將簡介如何簡化主旨說明辦法文字的基本概念。
簽的架構
一、主旨
就是本份公文的目的，需秉持能以一行解決絕不兩行礙眼的決心，為了言簡意賅我們直接看範例
※案例與解析
→主旨：檢陳本中心108年度鈞部「單身狗職員聯誼推廣補助計畫」之請領收據乙紙，總計請領金額為新臺幣40萬元整，敬請鑒核並惠予撥款。
簽不是函，其主旨應更具摘要性與標題性，秉持以句子刪贅詞、段落刪主詞的原則，加上公文程式本就會挑出收發文機關，另外請領收據、請領金額與撥款三件事，可用請款案三字統包，剩下的內容丟在說明即可，因此修正為：
→主旨：為辦理檢陳本中心108年度鈞部「單身狗職員聯誼推廣補助計畫」請款案之請領收據乙紙，總計請領金額為新臺幣40萬元整，敬請鑒核。並惠予撥款
把刪除跟修正後文字清掉後，就變得如此乾乾淨淨、清清爽爽。
→主旨：為辦理108年度「單身狗職員聯誼推廣補助計畫」請款案，敬請鑒核。
二、說明
即為內文，條列式解釋本公文的背景、過程以及現行措施等來龍去脈，不能淪為流水帳也不可以敘述不清楚，從說明欄就可一窺當事人公文實力。
可視為公文中的戰鬥力偵測器也不為過
※案例與解析
內文
→說明：三、綜合以上原因，本部提出計畫為「單身狗童貞魔法師跨國比較之共同研究合作計畫」，將就雙方30歲以上，單身並保留赤子身之男性國民進行跨國比較，並將針對兩國性別比例、文化風俗、人口結構等面向進行跨國比較，爰盼日方能與我國共同研究。
同樣堅守句子刪贅詞、段落刪主詞原則，同時將已有完整資料的介紹性、敘述性文字直接用附件包裹(有些長官會要求寫摘要，理由都是擔心他自己的長官不看附件，需特別小心)，即可簡化成：
→說明：三、綜合以上原因，本部提出計畫為「單身狗童貞魔法師跨國比較之共同研究合作計畫」(如附件)，將就雙方30歲以上，單身並保留赤子身之男性國民進行跨國比較，並將針對兩國性別比例、文化風俗、人口結構等面向進行跨國比較，爰盼與日方能與我國共同研究。
把刪除跟修正後文字清掉後
→說明：三、綜合以上原因，提出「單身狗童貞魔法師跨國比較之共同研究合作計畫」(如附件)，爰盼與日方共同研究。
三、擬辦
描述這件案子接下來要做甚麼，依照檔案管理局公文處理作業要點，實務上可概略分成先簽後稿、簽稿併陳與只簽不稿三種
→先簽後稿：簽受長官批准後，後續有需要發文給其他機關、民間單位或是特定人士處理時，採用與本簽相同之公文文號，另外撰寫一份函。
→簽稿併陳：簽的內容評估長官應該會批准，所以直接把發文的函稿附在後面一起簽辦。
→只簽不稿：簽受長官批准後，接下來要做的事情不需發文，或是還有很多準備事項，因此只需要受長官同意即可。
結語
公文格式、時機與樣態並未太多，困難在於使用文字的精準與精簡，年資的累積自然會遇到千奇百態，數年精通簽函各種樣態之後終於出師，結果時逢單位主管變動，用字習慣全部推翻，也是常有的事。
所以說公文是集公務生涯的精隨，簡直就是公務機關的縮影，當然是公務員最重要的本質學能囉。
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