公文,是公家機關獨有的語言,介於文言文與白話文的夾縫地帶;無論公務員自身的智慧、能力或是表現的優劣如何,公文都是評價與評斷一個公務員素養的基準之一,其之於公務員如同舞蹈之於舞者,是每天的日常、基本功力的展現。

對經常被公文壓垮的小弟來說,公文只是一種日常

繼上篇分享如何寫篇對外的函之後,本篇要介紹如何寫對內的寫得信手拈來之後,跟主管間根本無需言語交流,請假直接丟假單、業務用簽取代言語,達到一切盡在不言中的最高境界。


甚麼是簽

依據行政院文書處理手冊-貳-公文製作第19點,簽是承辦人就執掌事項,或下級機關對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用;亦即簽就是以正式公文向長官對話的呈現。

簽的定義

連解釋甚麼是簽也如此文言文,這就是公文的藝術

簽的使用時機就是:跟辦公室長官同事討論完自己的案子,大家都同意後主管瀟灑地丟了一句:「好啊,那你就把他簽出來吧!」,知道怎麼寫簽、如何寫好簽,才不會成為傻愣在座位上的承辦人。


簽長怎樣

簽與函架構大致相同,同樣是由主旨、說明與辦法三本柱組成,只是在簽之中,因為後續該怎麼做的「辦法」,因為要等看這份簽的長官決定而改成「擬辦」,就是我打算怎麼做,請你決定要不要的意思。

簽

基本架構大致為此

由於公文的精隨在於言簡意賅,必須貫徹句子刪贅詞、段落刪主詞的原則,以下將簡介如何簡化主旨說明辦法文字的基本概念。


簽的架構

一、主旨

就是本份公文的目的,需秉持能以一行解決絕不兩行礙眼的決心,為了言簡意賅我們直接看範例

※案例與解析

→主旨:檢陳本中心108年度鈞部「單身狗職員聯誼推廣補助計畫」之請領收據乙紙,總計請領金額為新臺幣40萬元整,敬請鑒核並惠予撥款。

簽不是函,其主旨應更具摘要性與標題性,秉持以句子刪贅詞、段落刪主詞的原則,加上公文程式本就會挑出收發文機關,另外請領收據、請領金額與撥款三件事,可用請款案三字統包,剩下的內容丟在說明即可,因此修正為:

主旨:為辦理檢陳本中心108年度鈞部單身狗職員聯誼推廣補助計畫請款案之請領收據乙紙,總計請領金額為新臺幣40萬元整,敬請鑒核。並惠予撥款

把刪除跟修正後文字清掉後,就變得如此乾乾淨淨、清清爽爽。

主旨:為辦理108年度「單身狗職員聯誼推廣補助計畫」請款案,敬請鑒核

二、說明

即為內文,條列式解釋本公文的背景、過程以及現行措施等來龍去脈,不能淪為流水帳也不可以敘述不清楚,從說明欄就可一窺當事人公文實力。

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可視為公文中的戰鬥力偵測器也不為過

※案例與解析

內文

說明:三、綜合以上原因,本部提出計畫為「單身狗童貞魔法師跨國比較之共同研究合作計畫」,將就雙方30歲以上,單身並保留赤子身之男性國民進行跨國比較,並將針對兩國性別比例、文化風俗、人口結構等面向進行跨國比較,爰盼日方能與我國共同研究。

同樣堅守句子刪贅詞、段落刪主詞原則,同時將已有完整資料的介紹性、敘述性文字直接用附件包裹(有些長官會要求寫摘要,理由都是擔心他自己的長官不看附件,需特別小心),即可簡化成:

說明:三、綜合以上原因,本部提出計畫單身狗童貞魔法師跨國比較之共同研究合作計畫」(如附件),將就雙方30歲以上,單身並保留赤子身之男性國民進行跨國比較,並將針對兩國性別比例、文化風俗、人口結構等面向進行跨國比較,爰盼日方能與我國共同研究。

把刪除跟修正後文字清掉後

說明:三、綜合以上原因,提出單身狗童貞魔法師跨國比較之共同研究合作計畫」(如附件),爰盼與日方共同研究。

三、擬辦

描述這件案子接下來要做甚麼,依照檔案管理局公文處理作業要點,實務上可概略分成先簽後稿簽稿併陳只簽不稿三種

簽稿

→先簽後稿簽受長官批准後,後續有需要發文給其他機關、民間單位或是特定人士處理時,採用與本簽相同之公文文號,另外撰寫一份

→簽稿併陳簽的內容評估長官應該會批准,所以直接把發文的函稿附在後面一起簽辦。

→只簽不稿簽受長官批准後,接下來要做的事情不需發文,或是還有很多準備事項,因此只需要受長官同意即可。


結語

公文格式、時機與樣態並未太多,困難在於使用文字的精準與精簡,年資的累積自然會遇到千奇百態,數年精通簽函各種樣態之後終於出師,結果時逢單位主管變動,用字習慣全部推翻,也是常有的事。

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所以說公文是集公務生涯的精隨,簡直就是公務機關的縮影,當然是公務員最重要的本質學能囉。


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