縮在座位準備默默過完一天打卡回家,主管衝著自己來塞件案子到臉上,要求寫出一份完整計畫,根本就是下班前被要求拆除顆天上掉下來的炸彈,稍微指示全案的方向跟做法後,最後只留下錯愕地看著書面資料的自己。

對經常被公文壓垮的小弟來說,公文只是一種日常

計畫怎麼寫?繼討論如何寫公函以及如何寫內部之後,本次要進入實際會放在擬辦當附件的計畫,如何藍圖式、條例式撰寫實際推動工作內容,提出工作計畫來讓長官滿意、度過難關、讓自己可以好好下班。


計畫(定義)

這種社畜劇本的案子,通常是一次性(或一年一次)且未有細部規劃,此時相當適合撰寫計畫來敘明執行方式。計畫:見於行政程序法第163條所指行政計畫,其法效力通常為行政程序法上的事實行為,不具對外拘束力,因此小弟才敢在這大放厥詞。

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163條的條文內容,實在跟上級長官交辦業務講的話好像呢!

所謂事實行為,是公務日常中訂定的計畫,與行政程序法第164條所指與土地之特定利用或重大公共設施之設置的重大計畫不同,通常只用來向上級或其他單位報告自己預計如何處理這案子。


計畫發想

第一線執行或業務單位經常會接觸計畫的制定,無論是一次性辦場研討會、每年查核受補助單位的帳、每季召開聯繫會報或甚至專書閱讀推廣活動,都可以訂出一份計畫,後續無論是機關內部適用,或行文給其他機關配合辦理,都能反覆使用、有所依據。

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計畫的內容較為細節性,難以簡單的用公文表達

還記得前篇[公門好窒息]公文怎麼寫 - 簽呈篇提到,為求公文言簡意賅,可將計畫內容丟附件,而這裡就是所謂的附件內容,一份完整的行政計畫,用來描述完成行政目的的方法、步驟與措施。


計畫架構

一、依據與目的

按行政程序法§163,是為達成特定目的或實現一定的構想而設計計畫,因此目的必然是計畫的開頭;而公家機關特愛依法行政(見:[公門好窒息]公務員中心德目(一) - 依法行政),計畫若有所法規作為依據將更為完備。

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本文將以公務人員保障暨培訓委員會這個小弟我有點想參加的讀書計畫為範本介紹

不管是哪種計畫,基於依法行政原則,都能有相關法規可作為依據;若無,想必就是出自於首長、上級或是主管的遠大抱負與真知灼見,才沒有依據只剩目的能寫。另外,目的跟公文主旨相同,需言簡意賅、字字斟酌,瀟灑地寫出滿滿的國文造詣。

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大概要這麼瀟灑這麼滿

二、實施對象

任何計畫都有辦理機關與實施對象,辦理機關依繁簡程度可從單一到複數,依從屬亦可分成主辦與協辦,依計畫目的決定辦理機關的多寡與性質;除辦理機關外,複雜的計畫會另列主辦人員,明定由機關內的特定人員或單位執行等。

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沒有實施對象跟辦理機關的計畫,只怕也是拿來畫唬爛用

實施對象按照性質不同而定,補助型計畫的對象不單是民眾、企業,也能是其他公家機關;若是訓練型計畫,可以是單位同仁、特定職業或不特定民眾。因此行政計畫在對象部分,需因該屬的性質,撰寫相應的辦理機關與實施對象。

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計畫對象算是計劃內最簡單的部分

三、辦理方式

辦理計畫之方式,涵括辦理方法、步驟或措施等,依計畫內容亦可包含期程(時間、地點)等操作性項目,本項目為計劃的核心,越精準明確、周延互斥,參與者越能預想本計劃將如何執行與操作。

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保訓會的專書閱讀計畫倒是沒有期程的設定

辦理方式內最重要的是經費預算,無論是機關預算、上級機關補助或是下/平行機關分攤,計畫(除非簡單到不用花錢)若無經費來源根本上就難以施行,無論撰寫任何計畫都需先確認經費來源無虞。

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四、預期效益

最後是預期效益,除了遠大長期的願景、介於有跟沒有的政策期待是必備外。經得起檢驗的計畫,需務實提出績效指標(Performance Indicators)以供查驗,小弟我曾因工作關係而閱計畫無數,老司機們因而發現,具備優良績效指標的計畫其實寥寥可數。

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做為閱計畫無數的老司機,叫我自己寫就是另外一回事了

公家機關內的衡量指標,大多分為量化與質化兩種,量化型指標多半用參與人數、補助人次或滿意度調查分數等,這類表面上具體明確但實際上介於有跟沒有之間,先射箭再畫靶的指標,往往反而是大家最愛用的(因為一定會達成)。

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又要寫計畫目的又要寫預期效益,我看觀落陰比較快

例如專書閱讀計畫的績效指標,若用參加人次或獲獎人數作為指標,顯然不能達成計畫目的所述「提供公務人員終身學習機會,引導公務人員主動學習,並倡導閱讀風氣,以激勵其品德修養與工作潛能。」,能夠達成前開目的化指標(是甚麼?這不是我的計畫我也不知道!),才能符合計畫真正的效益。


結語

計畫的架構,大體上就是管理學講到爛的5W (Why, Who, What, When, Where),不幸多寫幾次便可掌握精隨,各種內容均能一體適用,重點仍舊在於計畫本身的目的與效益為何,以及錢從哪裡來。

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在這裡幹久了,真的常常覺得好像還沒退伍呢

理解計畫撰寫的時機與精神,採用計畫的方式呈現工作業務上的需求,化簡馭繁地完成業務項目,有效的使用計畫;至於績效指標的部分,介於有跟沒有之間的量化指標,總比沒有來得好吧!


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