每被問起當公務員的原因時,因為理由有如「我要成為海賊王!」般天真爛漫,都隨便找藉口搪塞;隨著年紀增長,位子越坐越後面,嚐盡職場冷暖之餘,總會想起一句話:「人在公門好修行」

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這條修道之路,走起來讓人窒息,時常質疑自己究竟修行了什麼,因而啟發逐一紀錄下來的動機,希望能藉此清楚「不是社會太黑暗,而是自己看不清」的道理


公門潛規則

各行各業有其潛規則,看不見的眉角、隱形似的暗牆,消磨著熱情、侵蝕著衝勁;更甚有者,瞭解潛規則卻仍然中招,自己被潛規則」的羞辱感,比懵懂地以為是自己表現不好還令人噁心。

你今天被潛規則了嗎?

本次公門潛規則介紹的,是幾乎快跟生活與倫理般尋常的「做白工」;花一堆時間做研究、分析與撰寫,被長官修改無數次後,才發現根本用不到的無效工作,「做白工」從小弟我入行以來就每天發生,我卻永遠無法習慣這件事情,因此仍將其將歸類至潛規則的一環。

做白工?那不就是我的工作嗎?

科層體制層層管控的架構中,每一階層往上負責、向下管理,就像遊戲超級比一比,答案傳到最後一人都完全扭曲,接受錯誤的上級指示,造成做白工的必然結果;公務機關科層嚴謹,更是培育公務員「做白工」本職學能的搖籃。

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科層體制(Bureaucracy):主要由馬克思韋伯(Max Weber)提出,是透過層/階級化架構,建立由上而下的組織體系

本篇以白工的純度為基準,舉出4種「做白工」的工作樣態,佐以小弟個人見解為案例分享,希望各位常做白工的、淺嚐白工的、或是未涉白工者,都能感受「做白工」的精隨與奧義。

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我最愛做白工了,我最會做白工了,我天天都在做白工


100%做白工

此類工作的出現就是白工,來源常是非屬本單位之業務失敗的揣摩上意、或是透過擲茭杯提出的組織願景;100%做白工的工作往往茲事體大,交辦下來讓全單位人仰馬翻,又因為明顯非單位的工作權責,做白工的比例超級高。

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揣摩上意不是不行,是要揣摩的正確咩

例如上級機關臨時性督導訪視跨單位協調案件、或推動新型公共管理政策等,應由上而下交辦或指示的特殊案件,一旦按耐不住沒等上面決定,擅自超前規劃自行承接,最後常因事權分工而拱手讓人,全部人跟著長官的白日夢,做了一場大白工。

※案例

某屆縣市首長選舉結束,當選人利用新媒體與大數據策略大獲全勝,選後S女的主官嗅到業務創新亮點,指示S女邀請當選人選戰操盤手舉辦共識營,培訓機關內一級主管,還要設計科長級以上系列課程增進同仁媒體素養與熟稔數位趨勢。

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官字兩個口,實在是涉世越深、感觸越深

S女認真研究所謂新媒體事務,接洽講者、設計課綱,提出計畫書給主管上報首長;辦了幾場研習後,竟然就不了了之,旁敲側擊才知道,競選工具與行政管理在目的與手段都有不同,首長認為整件事情跟機關業務無關,最後是場徹頭徹尾的大白工。

※解析

公務機關權責分明,非單位本職業務的工作,得經多次協調才會定調,若非決策層級由上而下的明確指示,此類工作通常一交辦就知道是白工一場(就是有人自己想攬來做);可是層級不夠、又不能上達天聽怎麼辦?此時推薦運用當兵的四字箴言:飄、閃、躲、撐,努力裝傻裝到事過境遷,海水退了,沒穿褲子的人跑走後,事情就自然會憑空消失。

75%做白工

此類型白工成分達75%,常見於主管欲進行業務變革,例如審查標準修正工作方式調整、或是創設新興業務等,但想在公務機關改革,非常需要天時地利人和,若只出於長官的臨時起意,不只會以白工收尾,恣意口頭反抗,還可能被扣上「沒想法」、「迂腐」的臭帽子。

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有意見被說愛表現、沒意見就是不思考,官場好難

長官提出大方向,當然是同仁負責具體內容,縱使不可行,也不能直接說出口,只好乖乖服從進行,生出實際方案後,再讓長官親口說出「這不可行」,才能宣告以做白工結案。

※案例

H女負責D補助業務,補助標準是參考更嚴格的L補助,並配合每年報稅結果進行補助申領人清查;某年L補助的標準變嚴,H女擔心立馬跟著改標準,會在進行年度清查時,影響太多補助申領人資格,建議Y主管從往後的新申請案再開始參考L補助調整D補助的標準,Y主管冷冷拒絕:「公務員依法行政,該怎麼調就怎麼調」。

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聽到依法行政還不給我閉嘴

H女乖乖修正補助標準,包含修法總說明與條文對照表,同時試算影響人數與金額,甚至規劃了之後要處理民眾陳情與申訴的人力,Y主管看了內容,淡淡地說:「此事茲事體大,你確定你要在總清查前直接調整補助標準?從未來新申請案再適用補助標準,應該衝擊比較小吧?不要每次都想等長官幫你想辦法解決問題啊。」;那一天,終於輪到H女在座位上崩潰大哭了。

※解析

此類做白工比例又高又常見,每次都要真正做完長官交辦才能證明其不可行,運氣差一點還得背黑鍋,為此哭過一次眼淚便已流乾;當上級要求自己在山坡地蓋房子時,記得蓋個樣品屋就好,若出3分力道的白工就能讓其知難而退,何必做到100%呢

50%做白工

此類白工介於花功夫與白費功夫之間,通常是針對既定工作的再補充、多準備或以防萬一,若預測準確就是神機妙算,亂槍打鳥則變成杞人憂天,因此做白工可能性為50%。

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那些要求同仁做多餘準備的恐慌大師,多數都具有揣摩上意錯誤的能力,無限上綱這些多做沒錯、少做沒差的資料準備重要性,導致工作失焦、承辦人迷航在補充資料的補充資料之中,永遠抓不到重點。

※案例

B女正在準備向首長簡報的資料,依首長指示舉出現行問題與因應作為,T主管卻在報告前一刻說:「首長要你寫甚麼,你就真的只寫甚麼啊?除了問題跟因應外,你是不用管未來的影響?過去、現在與未來才是完整時軸的規劃啊!給我去補未來影響評估!!」,B女幾經辯駁無效,咬牙血吞地補完額外的資料。

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總是不懂長官邏輯的我是不是當不了長官?

簡報到一半就被首長喊停,表示不懂為何明明沒要求也沒必要,為何要報告未來影響評估,T主管不吭一聲,B女只好自己回答,開始被首長賞排頭,最後被訓斥比報告的時間還長。

※解析

空想政策:係指針對尚未發生、而且幾乎不會發生的事件,經由分析"非"所管之業務與法規,擬訂由"別人"執行的規劃是部分公務機關例行性業務,尤其當主管學識不足卻老想刷存在感時,特別鍾愛制定各種空想政策,身處此種單位,若沒有人脈與手腕應付前述主管,便只能轉念,把一切看做是學習、是過程、是一場華麗的冒險。

25%做白工

本項白工比例較低,多屬單位文化、組織習慣不同造成,曾任職於不同機關或單位者感受較為強烈;凡舉公文用詞、檔管流程、或是庶務事項等等,不同組織就有相異的習慣,然而,這些不同的習慣,卻對於工作的本質均毫無影響。

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因為每個長官習慣用詞不同,最後公文被退到生無可戀也時常耳聞

不同機關造就相異的組織文化,但就算是公文文書用字、會議議事安排、甚至是採購辦理習慣,都有可遵循或參考的原理原則,把握核心原則,應對不同組織習慣之後,再來做白工,心情應該也會好一些

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此類白工樣態眾多,試圖舉例將掛一漏萬、無法周延互斥地逐件說明,謹以舊文連結取代本節範例:[公門好窒息]公務員中心德目(二) - 勤讀舊檔希望讀者別賞我排頭吃。


結語

上意無法明確下達至第一線,是科層體制下的必然結果,若同時由上至下均充滿猜忌、奉承,以及投機取巧者,事事變白工、處處做白工將成為常態,充分運用飄閃躲撐、蓋樣品屋等方式,儘量避免做白工造成過度的職業倦怠。

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飄、閃、躲、撐,武林奇學,終身受用

若無法逕獲上意,也無力左右一切,「做白工」變成了必然,只能謹記山不轉路轉、路不轉人轉的道理,如果人再也轉不過來,考量機會成本與生涯規劃,就趕快跳車吧!這裡真的不適合你!!

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