The way I see it - 小弟我覺得

隨著小弟皈依公門踏入第十個年頭，遂起了分享如何在公門苦行、步步累積實力的觀點；我將一位退休長輩傳授的四項中心德目：「依法行政」、「勤讀舊檔」、「建立關係」、「揣摩上意」，計十六字訣，結合過往的各種小故事，寫成四個層次的文章；希望大家都能清楚「不是社會太黑暗，而是自己看不清」的道理。

 皈依公門第二步：勤讀舊檔

把小弟上一篇文章上心了或老早就吃過苦頭，已經視「依法行政」比吃飯睡覺還重要，就差刺在腳底板的公務員，恭喜，理論上不會被自己關進土城看守所了！實務上就如同開車，你不撞人、人照樣來撞你，剩下的就交給運氣了；本篇第二層心法是唯妙地存在於迂腐與嚴謹之間的「勤讀舊檔」，他聽起來弱到像小學校長在朝會無限迴圈要大家多喝水的發言，但相信我，「勤讀舊檔」的重要性就是跟喝水一樣重要。

就這樣刺在腳上吧，除了不會忘記之外，不幸去了土城也有刺青可以說嘴

養成勤讀舊檔的習慣

自從人手一智慧手機的低頭時代來臨，除了問候別人父母外，幾乎所有的問題都是You can google it就有答案，其背後的價值就是「勤讀舊檔」，中華民國成立百年餘、政府就成立百年餘，自民國39年首次舉辦公務員高普考至今，我們不會是第一個、也不是最後一個在工作中發現問題的人，因此，勤讀舊檔就是去google過去怎麼做的意思。

記得別很不孝的常跟長輩講這句話喔

很多人都有以下經驗：新進公司或新接業務結果前手不是離職、就是一問三不知的「不知道」、「不記得」跟「不確定」，能成為汪洋中燈塔拯救自己的就是「勤讀舊檔」，勤查歷史沿革資料來找到屬於自己的答案；工作不求過人表現，低標就只是不要像個三歲小孩，到處亂問問題搞得像腦袋忘在媽媽的子宮裡的屁孩，其次是很多以為自己知道答案的三歲小孩像地雷一般遍布於職場上，為了不被貼上笨蛋的標籤以及不要被笨蛋給害慘，凡事先做足功課才是上策。

一問三不知是很基本的

通常公務機關內有業務用的公共檔案，以及特別的公文檔，所有寫過的公文都會存放在資訊系統內，認真地把兩種舊檔給翻過幾輪，養成問別人問題前先問過舊資料的好習慣。

小弟用過三種公文系統裡「電子公文檔管系統」最好用，然後三種都很難用

大部分公務機關年紀都比小弟我還大，如果抱著老而無用的心態不相信慣例、機制或是內規，恐怕撞牆撞到頭破血流都還會宣稱自己被體制霸凌，搞清楚手上工作的來龍去脈，實可避免被同仁當作是火星來的不適任人員。

案例

K女在同單位工作五年，某天收到某協會公文表示要到機關內拜會首長，時間緊湊、茲事體大，立馬抓著公文跟單位主管請示下一步；主管問：「對方有沒有要討論的主題？」、K女：「還沒問。」、主管問：「拜會要不要送禮物？」、K女：「好像要。」、主管問：「對方有沒有說拜會多久？」、K女：「還沒問。」、主管問：「你是第一次辦這業務嗎？」、K女：「第五年，一年來一次。」，主管被自己的問題給擊敗再也說不出話了。

解析

職場上像K女這種罹患工作失憶症的人恐怕比真的罹患失憶症的人還多，此類病症通常還伴隨「都是全天下人負我」的妄想症狀，有時候實在不求問對問題，只求不要問蠢問題經常都是奢求，此時勤讀舊檔便像天天喝水3,000cc般對腦袋有神奇療效，問同事、主管問題前先搞清楚過去怎麼做的、衍生哪些尚未解決的問題或是可以改進的缺失，小則避免他人異樣的眼光、大則鶴立雞群，考試都考一百分。

工作失憶症患者的嘴臉大多是如此

避免勤讀舊檔的迂腐

辦公室總有些高人，位子一坐就十幾年，口頭禪經常是「一直以來都這樣做啦~」，此般高人早就超越勤讀舊檔的層次，他就是舊檔！欲成為此般脫俗高人亦有16字箴言心法：遇事不知、凡事請示、閒事少管、無事早歸，小弟我還算熟稔此道，但遲遲下不定決心全力鑽研，現暫不做討論。

小弟我也想向剎那一樣霸氣說出：我就是米蟲

大眾對公務員的刻板印象就是前皆高人本身，本位主義、因循苟且與推卸責任，堪稱無敵的存在；在此的勤讀舊檔是參考過去的方式跟原則，來確定現在的方針與規劃，兩者詞彙相近，意義是大大不同，一但開始說出「一直以來都這樣做啦~」這種話，當初那充滿理想、清澈的靈魂可是會被鬼抓走的。

靈魂一旦攔腰折斷了，誰都無法阻止被鬼抓走

大體來說，新進菜鳥跟隱士高人最容易自願或非自願地落入「一直以來都這樣做啦~」的窠臼裡，其實另外最可怕的是自以為積極工作，卻不知不覺間被自己所建立的做事流程限制，反而因此不求進步還以為自己很進步，這種挖洞給自己跳的不自覺，誠有如被交往七年的女友甩了，不知應做改變仍然活在過去直至被親友放棄治療還不自覺。

一直以來都這樣做啦~是讓小弟理智線斷掉的第一名

如跟小弟一樣還沒下定決心成為職場中的脫俗高人，請切記守成將失於安逸，勤讀舊檔終究只是向前邁進的必要工具，人生是沒有存檔點的，職場上的錯誤可不像高中時可用一句「我媽叫我這樣做。」隨便帶過，因為犯錯招來大媽大嬸們的留言蜚語可是比塑膠袋還長命。

職場上當媽寶也沒用了，除非你媽是主管的老闆

案例 

H君是全辦公室最資深的承辦人，當主官是沒人一起吃中餐的菜鳥時就在了，近年全單位負責的法條大修正，全部業務都受影響，流程、規定和基準均需調整，H君歷年的工作流程完全不適用，天天向主管反映不能接受，還在內部會議向同事放炮，覺得自己被全辦公室年齡歧視，主管只得調整其業務，結果滾雪球般地引發其他同仁不滿，辦公室內烏煙瘴氣。

解析

H君的故事不僅限於公部門，在職場上的普遍程度跟偷吃道歉的男星、影片流出的女星還有包養明星的經紀公司老闆一樣比比皆是，背後或許有如同安納金天行者Anakin Skywalker變成黑武士的悲壯故事，但關我屁事別害我加班啊！改變別人相當困難，只能別讓自己被改變，如果還沒做好擁抱黑暗面的準備，就千萬變成「一直以來都這樣做啦~」H君般的心態。

擺爛的黑暗面通常是不可逆的，雖然是花瓶但很正的老婆珮咪皇后Padmé也不會死而復生

具備勤讀舊檔的嚴謹

已經忘得差不多的高中歷史課本，序中一段「歷史，是一門鑑往知來的知識」，在業務比承辦人年紀還大的公務機關裡，還真是句又帥又實用的屁話，其實翻找過去的舊檔就能推敲出業務的來龍去脈、機關的人員流動，根本不用開口詢問那些因人而異的問題答案，因此「勤讀舊檔」是熟記「依法行政」後第二重要的心法。

鑑往知來大概就是類似的意思，反正當皇帝的說了算

「勤讀舊檔」的前提是熟悉檔案管理，想深按其道的捷徑就是辦公室裡收發公文的書記或是工友大人，對於公文他們可像是酒店媽媽桑一樣地閱文無數，找到想要的資料就像讓客人歡愉一樣輕鬆寫意，若和他們打好關係還有找不到的歷史資料嗎？

千萬別惹那些閱人(文)無數的魔王們

其次是經驗累積的判斷，被每一任女友甩了也不一定會發現自己的問題在哪，唯有去分析歷年、歷代業務的轉變，參酌法規、體例的原則找出手上工作的癥結點，發現問題、解決問題，避免在一知半解下被問題給解決了。

很多人在搞不清楚狀況下就黑掉了，連自己怎麼死的都不知道

最後橫向比對其他同、異質的工作，必有通例可循、謬誤得證，多瞭解同事的工作對自己有益無害；正如小弟我過去主管所說「比起悶著頭苦幹實幹，更希望每一位同仁都能抬起頭來看看大家的工作，讓辦公室氣氛更和諧、工作更積極」，關於那些抬頭但最後被指派更多工作的人，就又是後話了。

蜘蛛人叔叔Uncle Ben的名言也是很多主管對下屬的名言

案例 

S女調至新單位承接專案，詢問前手卻總跟她說「一直以來都這樣做啦~」，詢問新主管每每獲得「那妳覺得呢？」這種用問題回答問題的答案，除了把他們痛扁一頓後去警察局自省的選項，S女把近三年的檔案全部調出來，照時間軸一件一件整理，總算了解為何蹦出這新專案、各單位間各懷了甚麼鬼胎，也確認了前手跟主管均罹患重度工作失憶症，未來只能靠自己；至於日後如何修理主管跟被更上面的主管修正就是後話了。

當遇到喜歡用問題回答問題的主管，人生就被完整了

解析

工作失憶症是最常見的職業災害症頭，一問三不知的「不知道」、「不記得」跟「不確定」是此類患者經常脫口而出的汙穢詞彙，僅能靠「勤讀舊檔」來避免被傳染此不治之症；職場如戰場，從來不簡單，韜光養晦並且不強出頭才是永續生存之道，唯有參透此道才能避免墮入黑暗面成為脫俗高人。

小弟我覺得「我不知道」有時候就像句髒話，令人生厭

小結

「勤讀舊檔」是種遇事做足準備的態度，妥善地做好檔案管理與資料搜尋，就不需要使用「用猜的」或「用想的」這類不存在的超能力，尤其每個公家機關均存在多年，機關過去、現在或未來沒有你都好好的，爛著也是一天、廢著也是一天，只有自己能夠幫助自己。

令人心酸的事實是，公司真的可以沒有你

在這沒有願景存在的職場中，還是有抱著為國家做事的人生活著，謹記，人人都想拯救世界，但是沒有人幫媽媽洗碗，「勤讀舊檔」便是走進廚房洗碗的第一步，凡成就大事者必能完備小事，則每件小事亦可為大事，把甚麼鬼SWOT之流的企業管理模型謙虛地放在腦中運轉，久而久之，就會比任何同位階的人要更被信賴，當然會不會因而招忌就當是後話了。