入行逾10年,每當被問起為何要當公務員時,總因為理由有如「我要成為海賊王!」般天真爛漫,只好隨便找些藉口搪塞過去;隨著年紀增長,位子越坐越後面,這些年來嚐盡職場冷暖,總會想起一句話:「人在公門好修行」

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這條漫漫修道之路,走起來實在讓人窒息,累積了許多宏觀的整體概念以及聚焦於個人的微觀想法,路途中時常質疑自己究竟在修行什麼,因而啟發小弟我逐一記錄下來的動機,希望大家都能藉此清楚「不是社會太黑暗,而是自己看不清」的道理。


職務代理的日常

特休請假是每位員工的權利、公務出差是不得不的壓力,但人都已經不在辦公室,卻還得擔心留下來的工作,這種狗屁倒灶的負面情緒到底怎麼來的?又該算在誰頭上?

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代理的人、被代理的人以及代理人的主管,只要有一方擺爛,職務代理這件事就會變成既可恥又惡劣

請假(無論休假或公假)時負責代理自己工作的同事,在公家機關稱為職務代理人,人事單位會正式將第一、第二順位職務代理人造冊,並於人事系統設定,因此代理與被代理是相當日常生活的事項。

市長代理

市長請假也會由兩位副市長分別作為第一跟第二代理,這真的是件相當合理正常的事情

本文特別將這些年親眼所見,代理與被代理工作時的千奇百怪,操作化職務代理的各種莫名樣態,建立人在公門好修行之職場行為學的樣態資料庫。


職務代理的樣態

公務機關的內部單位(股、科、辦公室等等)同事間,互相請假時協助處理業務,理應是天經地義、自助人助;但是,總有人休假就失聯,或是假放完每件案子都沒處理,這些代理、被代理異狀讓人心寒;小弟特將各種樣態進行操作化定義,羅列如下。

已讀不回

不交接清楚請假期間的事情、真發生事情又找不到人,代理這種人真是消業障

一、名義性代理

此類代理是正式的代理人,但只會幫忙點假單或是接電話說「xxx請假喔,等他回來再說」,若沒特別交代工作,名義性代理人會平平安安地過自己的辦公室生活,請假人在不在辦公室都與其無關。

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已經不知道是不負責任的瘋了,還是不被負責人的人該瘋了

另特別注意,若名義性代理人又伴隨雙重標準,將會造成大災難;代理時只幫忙點假單,一旦自己請假時,絕對把所有事情都丟給代理人,甚至很常甚麼都沒講就放假離開,請假期間發生任何事情都跟自己無關。

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每個雙標仔都跟魔神仔一樣令人聞之喪膽

※案例

H君是辦公室最資深的同仁,也是單位主管第一職務代理;每當主管公假、外出或是請特休,都只負責廣播主管不在,一切等回來再說,但單位公文量龐大、業務眾多,同事們都得忍受H君的白眼跟碎念來完成工作;偏偏只要H君請假,其代理人S女不只要處理每件事,H君放假回來還逐條檢視完成進度,還好意思抱怨沒做好部分。

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請問這種人還是人嗎?而且職場上還不少呢!

※解析

雙重標準的同事一直是辦公室炸彈,雙標仔代理都不做事,代理雙標仔又得一直做事,名義性代理即是「人在公門好修行窒息」的縮影;由於雙標仔的世界只會繞著他自己轉,除非鼓起勇氣與其對峙,把意見如質如實傳達外(簡稱撕破臉),僅能忍氣吞聲,期待自己內心能夠放下的那一天。

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只能每天買樂透看能不能拋下一切返鄉種田了

二、理論性代理

此類代理也是正式職務代理,雖然願意協助請假同事,但通常只處理重要或是緊急性工作,尤其何為重要、哪個緊急是由其自行定義,亦即雖然理論上會負責代理,實際上則是看心情在代理。

我想大叫

理論性代理有幫忙卻是部分幫忙,但禮物與感謝卻不能少,氣。

理論性代理說得一口好代理,表面負責的背後,最怕代理的工作掛一漏萬,挑事情幫忙有時比不幫忙還讓人頭大,收假回辦公室還要感謝其萬般辛勞,結果該幫的忙沒幫,砸鍋的事情倒不少,放完假回辦公室收自己業務的包,感覺真的非常差。

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回到辦公室,理論性代理笑著跟你說「事情都處理好了」,打開信箱、看著留言字條,實在心裡發寒

※案例

K女工作極具熱心,比起自己的業務,更愛關注別人的工作;每次同事請假不在辦公室,便自行判斷所代理業務緊急與否,像來實習的大學生般,挑自己有興趣的業務來做,視被代理同事的交接清冊於無物,主管看K女嗡嗡嗡地忙東忙西未多關注,請假同事回來才發現,該做的事沒做,反倒是惹出一堆鳥事等著回來收拾。

你有病

去判斷90%無用之中,剩下哪些是10%有用的,比確定100%無用還費心耗時

※解析

K女的熱忱當然很好,小弟我最怕這類假用心、真拖累的熱心同事;其實,大部分理論性代理人是沒空幫忙代理,只能挑簡單的或真的躲不掉的先做,剩下放著等被代理人回來再說;理論性代理較屬常態,有點幫又沒有太幫的代理狀態,不加分也沒扣分,井水不犯河水的同事關係,尚稱公允。

傑出的一首

理論性代理誰也沒得罪,縱使被得罪也不會得罪人

三、奉獻性代理

除了上述兩種正式代理之外,奉獻性代理通常是請假者的好友或負責任的同事。若是前者,就是請假者的正式職務代理毫無作用或叫不動,只好請感情好的同事幫忙協助,往往陷入公私不分,更縱容正式代理人卸責的困境。

保護費

奉獻性代理就跟那個曾經很愛你的前女友一樣,若視其為理所當然,有一天她會因為心累了、狠下心頭也不回地離開

後者是正式代理,對工作負責、不能眼見同事請假導致業務空轉,此類奉獻性代理往往因為請假的人不在,單位業務有時反而運作更順暢,長官同仁都開心,自己越做越辛苦,反而受盡委屈萌生離開之意。

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奉獻性代理看重「情理」一詞,不計較的心態最後就造成逆淘汰

※案例

L男貴為主管,對單位業務卻總是狀況外,每要請假就一直提醒同事自己要休假,搞得整個單位烏煙瘴氣,上級主管也拿其沒轍(原因詳見:[公門好窒息] 劣幣驅良幣的逆淘汰機關);L男的職務代理S女首當其衝,責任感使然總是越級處理L男的爛攤子,經常代理到長官同仁寧願L男永遠消失,導致自己的業務做不完還得負責全單位工作,身心靈失調也莫可奈何。

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擺爛無敵的人只怕永遠在公家機關佔多數,你是要做到死像個英雄,還是擺爛夠久成為惡人呢?

※解析

逆淘汰在公家機關總是天天上演,L男之流,下至承辦人、上至機關首長比比皆是,奉獻性代理最終受不了調職也不會意外;無論因同事情誼或責任感使然,在自身業務與代理他人工作之間取得平衡,必要時讓自己成為理論性代理也是必要之惡,切勿讓奉獻昇華為犧牲,專注於自我成長與工作執行,才是正道。

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再這樣搞,老子真的不玩了


代理制度的可能

公家機關人事更迭頻繁,針對不同代理人特性逐一調整,實在本末倒置;單位應就職務代理一事,進行制度面之修正或改善才是根本之道,以下提出結構性可能方案,淺談職務代理問題的解決方向。

一、共用檔案

代理同事工作,最怕是找不到請假人的檔案,縱使被代理人請假前把相關檔案寄過來,真遇到突發的資料提供或舊檔需求,也難以應付。根本之道是使用多數公家機關都有的公用資料夾。

我突然什麼都不會

代理時最怕遇到要處理被代理人已經完成的事情,這類事情被代理人絕對想不到要交接,所以最難找檔案

單位內所有同仁業務都應採用相同分類原則,將檔案存於可共用的資料槽中(而不是亂設資料夾名稱或存在自己電腦裡),其他同事都能輕易地在自己的電腦搜尋檔案,而且公用資料夾資訊單位是能以技術復原遺失檔案,此為制度性完備同單位業務資料的根本方法。

不明白

能由資訊單位復原的檔案,就是好檔案

二、交接清冊

公差1-2天、請假3-5天甚至是婚假2-3週,針對陳核中的公文、待辦理的工作或是可能發生的業務,完整交接給職務代理人知悉乃基本原則,既是職場倫理也是負責任的表現。

土下座

請假提供交接清冊,跟犯錯用土下座道歉一樣,是職場基本倫理

有鑑於此,由單位統一建立格式、或是設計易讀好懂的交接清冊,即能應對不同長度的代理期間,同事間互相習慣交接的方式,也才能讓因人而異的代理習慣影響降至最低。

機器人

同理心地設計交接清冊,才是與同事相處的長遠之道

三、業務均等

無論是降低代理習慣的差異或是建立一致性的交接制度,業務代理最大變數仍來自不同工作的差異性,正式職務代理人間業務性質、份量與執行方式差異越大,工作的代理就會越為困難。

視若無睹

縱使如此,仍有一票老屁股能把應該要代理的工作當作沒看到,輕輕鬆鬆度過每一天

要一勞永逸地制度性解決業務差異、代理困難,同事間業務依職等,朝質量分配均等調配,是最能根本解決問題的方案,公家機關薪資透明,單位主管應更妥善調整業務比重與工作性質,才能解決業務代理之各種問題來源。

我讀書少

抱歉,其實本方案實際上不存在於世界上,至少我十年多來沒看見


小結:

一樣米養百樣人、一種稅養萬種公務員,職場行為學嘗試分析不同工作心態驅動的行為表現差異,職務代理既發生頻繁又切身影響工作品質,若公務員們能自我省察、警戒他人、戒慎恐懼,被叫成米蟲的次數或許能少個幾次。

米蟲

了解名義性、理論性或是奉獻性代理的特性與樣態,才能在克盡本分代理他人之餘,還能在被代理時亦不造成同事負擔;若單位主管能制度性解決職務代理疑難,避免「好的同事讓人爽請假、爛的同事讓人哭著等收假」的潛規則孳生,世界將會更美好,考試都考一百分!

快照辦

常言道:人在公門好修行,小弟我覺得:人在公門好窒息


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