縮在座位準備默默地準備打卡回家,但想到這禮拜還有場座談會,心頭一陣煩悶。辦場活動眉角眾多,順利辦完是基本要求,過程沒得罪任何人,不管是設備、報到、或是綜合座談時間沒人放炮,在與會來賓心中沒留下任何汙點印象,才是真正績效指標。

對經常被公文壓垮的小弟來說,公文只是一種日常

績效評核,為提升機關績效,運用統計、運籌學,以及特定的指標體系,對照統一標準與一定程式,由管制考核單位對機關內各單位進行對比分析,據以計算出機關內各單位當年度的表現分數;聽起來相當厲害對不對?


績效評核源自於管考

管考,根據邢祖援(1999:147-8)定義,是追蹤管制、考核評估,機關各種案件都可以被管考,定期的績效評估亦然。公家機關在年初年末,均上演年度的管考大戲,訂定下年度的績效指標,並為上年度的指標進行評量。

規劃與控制

邢祖援將軍民國六年生,也難怪管考二字如此有古文之風

機關業務龐雜且涉及廣泛,縱使是專門的管考單位,也難通盤理解所有細節。此時經常採用,由被打分數的單位,自行設定績效指標,由管考單位檢視設計的優劣,再根據單位自己設計的指標,依全年度辦理情形進行評核,自評分數由管考單位複評,以此解決管考單位無法完全理解各項業務的困境。

管考的也不知道要管考甚麼

大家都討厭管考的人,包含他自己

自問自答的績效評核還不難搞定?本文將簡述如何因應各類管考、評核的心法,俾利各位國家機器的螺絲釘妥適對付頻煩的報表,還有惱人管考意見。

績效評核的時機

中央的國家發展委員會,以及各地方政府的研考會,是不同層級的管考發源地,定期要求像行政院計畫管理資訊網(GPM)等制度性管考作業,是檢查國家機器是否順利轉動,例行性填報管考執行成效的平台。

GPM

小弟有一段時間,看到這網頁就頭痛

此外,各機關內部的人事單位,亦循年辦理績效評核作業,據以作為每年度分配考績額度的基準之一。因此,無論是專責管考機關,或內部人事的績效評核,都是公家機關辦理績效評核的主要來源,不可不慎。

評核指標的種類

自問自答的指標仍有優劣之分,可從評核指標的種類進行歸納。其一為過程型指標,係指訂定的指標未有實際成果目標,僅是達成目標的過程性統計,例如為提升國內生育率的目標,規劃辦理數場次的宣導說明會、薦送幾位人員參加訓練,或是為此召開幾場次會議,其實都沒有實際完成提升生育率的成果,即為過程型指標。

指標原則

讓大家都看不懂的目的有兩種,一種是想裝厲害,另一種是想遮掩一點都不厲害

其二為成果型指標,此類指標對公家機關來說,只怕是太過香豔刺激,例如針對提升國內生育率,訂定提升國內生育率(從1.07%提升至1.20%)的目標,若真能直接完成這種顯著成果,誰還在意中間開幾場說明會或辦理幾次會議,但我就問誰敢把選舉公報上的政見直接當做績效指標呢?沒達成鐵定出事。

迷惘

此外,營利並非公家機關的主要績效,改善民生相關的公共事務才是核心,而公共事務豈是短短一年一蹴可及?從此觀點檢視,績效評核本身是否只是淪於形式,亦是導致機關總以過程型指標作為評核基準的必然。為能順利過關,以下將分享填寫績效評核的偏方。

小弟填報指標的偏方建議

針對指標挑戰性部分:管考單位除分析指標的種類外,另會比較其與上年度之差異,若無法將過程型指標調整為成果型指標,小弟我覺得,可將現行的過程型指標拆散,例如原指標為「邀集相關單位召開10場次溝通說明會」,調整為「邀請關心生育率之學術單位或社福團體召開座談說明會4場次,另會同涉及部會及地方政府辦理說明會4場次,另針對利害相關團體召開說明會2場次」,並加上三種不同說明會辦理之目的及預期成效,看起來是不是還混得過去?

換句話說

正所謂文字的藝術

針對避免過程型指標部分:可嘗試將其包裝像是成果型指標,例如「與其他具研究少子女化經驗國家辦理國際性論壇1場次」,將敘述調整成:「與其他具研究少子女化國家辦理國際性論壇1場次,會中邀請國際性專家學者與談,將論壇各場次結論撰寫會議成果報告,據以作為落實推動提高生育率之政策參考」,放大本來就會做的會議成果,將辦理一場論壇的過程型指標,擴大為政策參考依據,但其實只是換句話說,呵呵。


結語

2015年,商業週刊曾針對政府關鍵績效指標(Key Performance Indicator, KPI)的各種文不對題、滿滿過程性指標,以及各種瞎忙裝累,提出專文大肆批評一番(專文連結:https://www.businessweekly.com.tw/business/indep/25331),但就算該專文句句屬實,也非小弟文章之核心或所能改善,在必須瞎忙裝累的前提下,國家機器的螺絲釘該如何生存才是小弟我關注之處。

商周

這篇文章當時也算是對公家機關丟下顆震撼彈

因此,在偉大的領導們尚未宣布生育率提高0.13個百分點,這種極具績效意義的指標喊出前,小螺絲釘還是得擠出看似完善豐富,實質不痛不癢的評核項目與報告;吾人需謹記如何將過程型指標包裝為成果型指標的心法,並把簡單的目標拆分成複雜並兼具完成度的分項目標,才能平安順利地再度過新的一年!


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