The way I see it - 小弟我覺得

縮在座位準備默默地準備打卡回家，但想到這禮拜還有場座談會，心頭一陣煩悶。辦場活動眉角眾多，順利辦完是基本要求，過程沒得罪任何人，不管是設備、報到、或是綜合座談時間沒人放炮，在與會來賓心中沒留下任何汙點印象，才是真正績效指標。

對經常被公文壓垮的小弟來說，公文只是一種日常

辦活動，是任公職必遇到的惡夢之一，舉凡座談會、研討會、研習營、成果發表會，或者國際性會議都屬此範疇，又因為需邀請不特定參加者到場，加上講師來賓、頒獎，還有長官致詞等不確定因素，導致意外性極高，是容易導致多做多錯的經典工作之一(多做多錯的定義詳見舊文：[公門好窒息]公門潛規則 - 多做多錯)。

何謂辦活動

辦活動可說是一種概括性的定義，小弟我覺得，只要邀請不特定參加者參與時，均可定義為辦活動。

其實跟辦婚禮一樣，困難在邀請來賓，惱人在流程設計

小弟根據前開定義，列舉活動的種類，並敘述辦理的方式，以及令人窒息的主因，還有藏在其中的眉角，供各位辦活動前再三檢視，免得一同落入多做多錯，沒功勞也沒苦勞的社畜輪迴之中。

活動種類

在邀請不特定參加者參與的前提下，廣邀議題相關利害關係人的主題性研討會、座談會、國際性會議，還有研習訓練性質的研習營或是業務成果發表會等，當然屬辦活動的範疇。

辦活動就是要預判你的預判，先一手模擬各種可能情境，導致各種極端的做白工產生(做白工分析詳見：[公門好窒息]公門潛規則 - 做白工)

反之，如有特定人士參加時，主軸鎖定在議題本身，執行時少有預料外的狀況發生，不用衍生針對各種可能狀況的沙盤推演，也不會因此導致工作難度提高。

辦理方式

辦活動，大致分為自辦或委辦兩種辦理方式，自辦是承辦人一肩扛，自行連絡不同廠商，組合成最後的活動成品，像工作人員、速記等人力安排，採購背板(老派的紅布條)、議程海報、識別證還有手冊，還得張羅茶水跟餐點，以及最重要的場地租借，甚至連停車位或是接駁車都得搞定。

自辦的成敗，就是小叮做事小叮噹了

委外辦理，可依採購法勞務採購尋找專辦活動的廠商，各種五四三項目都由廠商處理，麻煩在需要進行採購流程([公門好窒息]公文怎麼寫 - 淺談政府採購)，除有些許機會入住土城外，也可能遇到麻煩的廠商(但簡單辦活動應該都還在可控範圍)；此外，若未達公告金額十分之一(10萬元)，也可跟民間團體採合作模式，由機關出資、民間辦理，有時會更簡便。

辦理流程

無論何種類型的活動，我們社畜的工作均大同小異，確認議程(或是主題)後，最優先應處理的是儘速開放報名，以獲取好幾輪的邀請時間，確保報名人數達預設目標，再不斷以電話催促到場，營造現場與會者眾多，來賓就活動主題，充分意見交換、場面融洽。

為避免萬人響應，零人到場的窘境，爭取越多報名時間是辦活動重中之重

在確認不特定參加者報名，並且如質如實會出席之後，緊接要搞定致詞的長官與致詞稿，完成以上兩件其實跟活動主題沒啥直接關係的不確定重要因素後，終於可以回到議程安排、議題內容等實質內容，恭喜老爺、賀喜夫人！

辦活動眉角

以下淺談辦活動容易踩到的地雷，考量委外辦理更多著重在採購及履約，小弟我將以自辦活動為範例論述。

一切都是以不想被罵前提

場地與飲食

若經費許可，選擇飯店會議室辦活動是首選，優點包含地理位置較優，通常還可提供停車場讓講師或長官使用，再加上配置專員服務，可協助活動期間各種突發狀況，新臺幣就是這麼舒適；其次是像學校或是公辦民營的會議場地，價格實惠、五臟俱全，雖然常遇到承辦窗口態度惡劣或一堆莫名其妙規定，但參加者往往會把氣算在場地頭上，會選擇原諒場地侷限性導致活動的不便。

總之不管發生甚麼，先道歉就對了

若跨中午或近傍晚便得提供飲食，然而，不是每個參加者領完便當就離開，還得特別借時段或另外租會議室提供內用，用餐盒取代便當可強制大家離開，但就怕因缺乏飽足感而慘遭非議；另外，為來賓生出咖啡跟熱茶可少一件事被罵(有功無賞、弄破要賠)，茶點費不夠核銷？我沒說把茶點費包進場地費內就可以核銷喔。

報名與報到

辦活動最主要績效是參加者具代表性，以及滿滿的參加人數，此兩項要達標跟辦婚宴邀請賓客一樣，必須提早開放報名。經驗上至少得活動前一個月開始進行，然後不斷打電話烙人，再奪命連環扣已報名者記得出席，在活動前一週達到預定人數，始得確保當天到場人數足夠，是不是跟辦婚宴一樣？三催四請才會來耶。

欸我不是公務員嗎？怎麼搞得像業務？？

有安排講師或與談人的活動，辦理時間事先就該配合好，亦會導致籌備期再更提早。此外為了不要被罵，得貼心又不失禮地不斷提醒時間地點，準備停車位或事先告知會提供車資，讓來得人感到窩心、長官笑得開心。

座位與帶位

活動的定義，是邀請不特定參加者參與，縱因提早作業預先確認出席者，我們還是得在是否排座位、以及怎麼排座位之間做出抉擇；不排座位可避免輩分職等高低的認知錯誤，排座位可確保座位安排，有利有弊的權衡下，小弟我還是不負責任地建議交由單位主管決定，當然在丟給長官決定前，仍得準備兩種版本的建議以免被罵。

搶C位總是成王敗寇，不排座位就沒這些問題了

要特別注意，如有排座位，除簽到桌要張貼座位表，若能為參加者在簽到表跟座位表編號，會更容易進行帶位的工作，如只有承辦人知道座位表，很容易導致人流卡在簽到桌，是不是真的很像婚宴招待的工作呢？

流程與過場

無論哪種活動，為方便給付出席費，每節以45分鐘為單位最為務實，接著配合開閉幕致詞的時間，調整休息時間的長短為宜。此外休息時間切記別太長，以控制參加者留在會場附近方便下一節準時開始。

對！就是這個問題！這問題問得真好(因為是事先安排的)

綜合座談或是問答時間，建議事先安排無傷大雅又能總結內容的問題做引子，拋磚引玉讓參加者發言討論，是可避免場面尷尬的重要準備工作。

結語

辦活動總是多做多錯，小弟我總以不要被罵為前提，用心在思考整體流程，然而各類活動細節眾多，我們只能經由第一人稱假設自己是與會者的角度，預判可能會遇到的問題，盡力掃描各個小細節，預防被小失誤將活動功虧一簣。

沒日沒夜準備活動好幾天，結果致詞長官的名字被司儀念錯的你

欸我不是隻米蟲嗎？怎麼搞到像在公關公司上班！？正所謂人在公門好窒息，就是這麼令人窒息！！