縮在座位準備默默地準備打卡回家,但想到這禮拜還有場座談會,心頭一陣煩悶。辦場活動眉角眾多,順利辦完是基本要求,過程沒得罪任何人,不管是設備、報到、或是綜合座談時間沒人放炮,在與會來賓心中沒留下任何汙點印象,才是真正績效指標。

對經常被公文壓垮的小弟來說,公文只是一種日常

辦活動,是任公職必遇到的惡夢之一,舉凡座談會、研討會、研習營、成果發表會,或者國際性會議都屬此範疇,又因為需邀請不特定參加者到場,加上講師來賓、頒獎,還有長官致詞等不確定因素,導致意外性極高,是容易導致多做多錯的經典工作之一(多做多錯的定義詳見舊文:[公門好窒息]公門潛規則 - 多做多錯)。


何謂辦活動

辦活動可說是一種概括性的定義,小弟我覺得,只要邀請不特定參加者參與時,均可定義為辦活動。

活動

其實跟辦婚禮一樣,困難在邀請來賓,惱人在流程設計

小弟根據前開定義,列舉活動的種類,並敘述辦理的方式,以及令人窒息的主因,還有藏在其中的眉角,供各位辦活動前再三檢視,免得一同落入多做多錯,沒功勞也沒苦勞的社畜輪迴之中。

活動種類

在邀請不特定參加者參與的前提下,廣邀議題相關利害關係人的主題性研討會、座談會、國際性會議,還有研習訓練性質的研習營或是業務成果發表會等,當然屬辦活動的範疇。

先之先

辦活動就是要預判你的預判,先一手模擬各種可能情境,導致各種極端的做白工產生(做白工分析詳見:[公門好窒息]公門潛規則 - 做白工)

反之,如有特定人士參加時,主軸鎖定在議題本身,執行時少有預料外的狀況發生,不用衍生針對各種可能狀況的沙盤推演,也不會因此導致工作難度提高。

辦理方式

辦活動,大致分為自辦或委辦兩種辦理方式,自辦是承辦人一肩扛,自行連絡不同廠商,組合成最後的活動成品,像工作人員、速記等人力安排,採購背板(老派的紅布條)、議程海報、識別證還有手冊,還得張羅茶水跟餐點,以及最重要的場地租借,甚至連停車位或是接駁車都得搞定。

小叮噹

自辦的成敗,就是小叮做事小叮噹了

委外辦理,可依採購法勞務採購尋找專辦活動的廠商,各種五四三項目都由廠商處理,麻煩在需要進行採購流程([公門好窒息]公文怎麼寫 - 淺談政府採購),除有些許機會入住土城外,也可能遇到麻煩的廠商(但簡單辦活動應該都還在可控範圍);此外,若未達公告金額十分之一(10萬元),也可跟民間團體採合作模式,由機關出資、民間辦理,有時會更簡便。

辦理流程

無論何種類型的活動,我們社畜的工作均大同小異,確認議程(或是主題)後,最優先應處理的是儘速開放報名,以獲取好幾輪的邀請時間,確保報名人數達預設目標,再不斷以電話催促到場,營造現場與會者眾多,來賓就活動主題,充分意見交換、場面融洽。

萬人響應

為避免萬人響應,零人到場的窘境,爭取越多報名時間是辦活動重中之重

在確認不特定參加者報名,並且如質如實會出席之後,緊接要搞定致詞的長官與致詞稿,完成以上兩件其實跟活動主題沒啥直接關係的不確定重要因素後,終於可以回到議程安排、議題內容等實質內容,恭喜老爺、賀喜夫人!


辦活動眉角

以下淺談辦活動容易踩到的地雷,考量委外辦理更多著重在採購及履約,小弟我將以自辦活動為範例論述。

怕被罵

一切都是以不想被罵前提

場地與飲食

若經費許可,選擇飯店會議室辦活動是首選,優點包含地理位置較優,通常還可提供停車場讓講師或長官使用,再加上配置專員服務,可協助活動期間各種突發狀況,新臺幣就是這麼舒適;其次是像學校或是公辦民營的會議場地,價格實惠、五臟俱全,雖然常遇到承辦窗口態度惡劣或一堆莫名其妙規定,但參加者往往會把氣算在場地頭上,會選擇原諒場地侷限性導致活動的不便。

土下座

總之不管發生甚麼,先道歉就對了

若跨中午或近傍晚便得提供飲食,然而,不是每個參加者領完便當就離開,還得特別借時段或另外租會議室提供內用,用餐盒取代便當可強制大家離開,但就怕因缺乏飽足感而慘遭非議;另外,為來賓生出咖啡跟熱茶可少一件事被罵(有功無賞、弄破要賠),茶點費不夠核銷?我沒說把茶點費包進場地費內就可以核銷喔。

報名與報到

辦活動最主要績效是參加者具代表性,以及滿滿的參加人數,此兩項要達標跟辦婚宴邀請賓客一樣,必須提早開放報名。經驗上至少得活動前一個月開始進行,然後不斷打電話烙人,再奪命連環扣已報名者記得出席,在活動前一週達到預定人數,始得確保當天到場人數足夠,是不是跟辦婚宴一樣?三催四請才會來耶。

業務

欸我不是公務員嗎?怎麼搞得像業務??

有安排講師或與談人的活動,辦理時間事先就該配合好,亦會導致籌備期再更提早。此外為了不要被罵,得貼心又不失禮地不斷提醒時間地點,準備停車位或事先告知會提供車資,讓來得人感到窩心、長官笑得開心。

座位與帶位

活動的定義,是邀請不特定參加者參與,縱因提早作業預先確認出席者,我們還是得在是否排座位、以及怎麼排座位之間做出抉擇;不排座位可避免輩分職等高低的認知錯誤,排座位可確保座位安排,有利有弊的權衡下,小弟我還是不負責任地建議交由單位主管決定,當然在丟給長官決定前,仍得準備兩種版本的建議以免被罵。

佔位

搶C位總是成王敗寇,不排座位就沒這些問題了

要特別注意,如有排座位,除簽到桌要張貼座位表,若能為參加者在簽到表跟座位表編號,會更容易進行帶位的工作,如只有承辦人知道座位表,很容易導致人流卡在簽到桌,是不是真的很像婚宴招待的工作呢?

流程與過場

無論哪種活動,為方便給付出席費,每節以45分鐘為單位最為務實,接著配合開閉幕致詞的時間,調整休息時間的長短為宜。此外休息時間切記別太長,以控制參加者留在會場附近方便下一節準時開始。

李奧

對!就是這個問題!這問題問得真好(因為是事先安排的)

綜合座談或是問答時間,建議事先安排無傷大雅又能總結內容的問題做引子,拋磚引玉讓參加者發言討論,是可避免場面尷尬的重要準備工作。


結語

辦活動總是多做多錯,小弟我總以不要被罵為前提,用心在思考整體流程,然而各類活動細節眾多,我們只能經由第一人稱假設自己是與會者的角度,預判可能會遇到的問題,盡力掃描各個小細節,預防被小失誤將活動功虧一簣。

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沒日沒夜準備活動好幾天,結果致詞長官的名字被司儀念錯的你

欸我不是隻米蟲嗎?怎麼搞到像在公關公司上班!?正所謂人在公門好窒息,就是這麼令人窒息!!


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