The way I see it - 小弟我覺得

近兩年因COVID-19疫情緣故，各類會議都改用視訊舉辦。這些會議名稱雖然掛著後疫情，公家機關長官們的思維卻在疫情前，虛實整合、國內實體國外視訊之辦理方式眾多，一邊處理國外連線，還得搞定國內報到，明明視訊會議如此簡單方便，為何實際辦起來比實體會議還要累呢？

對經常被公文壓垮的小弟來說，公文只是一種日常

隨著邊境開放、管制鬆綁，小弟我覺得是時候，為這兩年數不清次數的視訊會議做個總結，分享各類辦會方式的優劣，用血淚為疫情下荊棘般的工作環境撰擬回憶錄。

何謂視訊會議

國內外常用之視訊會議軟體大致有Cisco-Webex、Microsoft-Teams、Google-Meet，以及Zoom。我國政府因資安疑慮禁用很好用的Zoom，僅剩Webex、Teams及Meet等供選擇。小弟我幾次跟英語系國家合作時發現，外國政府會議室早有視訊軟體專用硬體設備，更顯見我國科技運用上的落後，以及證實疫情實在轉變我們工作的型態。

小弟還曾經用過Blue Jeans，當對方是用視訊硬體系統時，要注意是無法點選會議連結與會，此時會議號總算是派上用場

視訊會議極其方便，惟要注意包括連線品質、程式操作，還有口譯需求等操作性問題，對有科技障礙的長官及與會者而言可近性仍然低，加上新科技恐經常被亞洲舊思維綁架，小弟我將用所需經費為軸，整理近兩年遇到各式的辦理方式，供你各位公職社畜參考，作為大家進入後疫情時代的備忘錄。

※亞洲舊思維：亦即歐美國家除重要正式雙邊會議外，大多以個人電腦參與視訊，而亞洲國家尤其我國經常以大拜拜模式整團出動，各單位代表統一實體至某處再一起視訊出席，對於講究簡便的視訊會議而言完全背道而馳。

視訊辦理方式

自己的電腦，最簡潔的視訊參與，無論是召開或參加會議，僅需視訊鏡頭跟麥克風即搞定，若辦公室無相關設備使用筆電亦可；其次是使用機關會議室，即是小弟所提新科技受亞洲舊思維綁架的表徵，長官們常常需要所有人列席排排坐，主席開開場完就將內容將給承辦單位回應時使用。

亞洲舊思維下會議，主席往往不是最懂會議內容的人，幕僚單位也不懂所有業務，最後就變成國外視訊與會者看到螢幕這邊，竟是團隊大拜拜，根本不知道在跟誰講話

租借專案會議室，是更高階的亞洲舊思維運用，此時通常會有外部與會者(或觀眾)，透過會議專案提供實體與會者包含咖啡點心等尊榮待遇，承辦同仁無須再操心會議周邊的召待庶務；最後是最頂的攝影棚，讓視訊參加者不受主辦端系統或鏡頭的限制，租用攝影棚更讓會議即時與專業，但對參與會議者臨場反應要求相對較高。

租用專案會議室最能符合亞洲舊思維長官們需求，排場加上招待，誰不喜歡

辦理之優缺點

自己的電腦

優缺點：簡單、零成本(視訊軟體未付費有時間限制)的方式，甚至用網頁瀏覽器就可參加會議，無須任何事前準備是最簡潔有效率之處。但需要熟悉視訊軟體進階操作技巧，擔任主席亦要能使用分享主控權等功能，有些人陌生到登入名稱是會議密碼，各種搞笑使用層出不窮；此外網路品質、鏡頭畫面均有其不確定性，而且原則上較難進行口譯，就算可以也只能逐步口譯。

同事上班時間就5秒進入視訊會議了，簡單又粗暴

設備經費需求：費用零；惟辦公室桌機仍須安裝視訊鏡頭及麥克風，還要避免打擾或被同事打擾，若使用筆電則須確保無線網路順暢，簡便但稍有風險，每次辦會議最怕遠端連線者在辦公室用筆電了。

機關會議室

優缺點：撇除本就有視訊會議室的機關，本點聚焦找外部廠商在會議室架設視訊設備，各項費用均低於公告金額十分之一採購方便，還可同步口譯滿足亞洲舊思維長官大陣仗的需求。缺點在仍會受到機關會議室的硬體限制，無論是麥克風、網路，甚至是攝影機架設角度等，同時同步口譯室的架設也會受到會議室空間所侷限。

常常搞不懂為何對外是視訊，在國內我卻得去實體

設備經費需求：各項總和約莫10萬以上；除記得借好機關會議室外，另需採購攝影師和視訊設備等。原則上就是以人力與出機數來算，多一台筆電或攝影機就多一組人力與出機費，機關內若無無線寬頻(有些竟然只能用i-Taiwan)另外還要加購中華電信網路拉線費，同步口譯當然要另算口譯師出席費，場地較差者還得特別架設口譯室。

專案會議室

優缺點：此類算是虛實整合最頂的模式，透過租用飯店或是專業會議室場地，可獲得咖啡茶點以及會議專案的加值服務，也符合視訊設備架設和口譯安排之硬體需求，順利消耗預算並滿足亞洲舊思維長官的優質排場；缺點是麻煩，除視訊廠商外另得跟場地協調，又因拉到機關外地點，人員接駁停車交通都得額外安排，是否被會計單位認定在消耗預算也是疑慮之一。

專案會議室也分成小型會議室或階梯式舞台型之不同，若要開放觀眾就會搞到更複雜

設備經費需求：約莫20萬以上；大致就是機關會議室辦理方式採購的項目與經費，再疊加租借專案會議室的費用。

攝影棚

優缺點：最頂的視訊會議模式，在攝影棚辦理視訊會議，可由導播捕捉每一位講者的即時畫面，利用提詞機避免低頭看稿的窘樣，直接在後台編輯講者簡介，專業口譯室提供口譯老師舒適的工作空間，國內與會端或國外參與者均可完整參與會議過程。缺點是容錯率相當低、前置作業期長，攝影棚工作人力眾多，各項後台資料均要事先輸入，與導播、視訊操控人員還有攝影師的事先溝通項目多，此外費用昂貴自然需要走採購程序，會計單位是否買單也是重點疑慮。

攝影棚開視訊，遠端連線者就像在參與電視節目一樣。資料來源：外貿協會台北國際會議中心

設備經費需求：含口譯至少60萬起跳；攝影棚光視訊設備就需要至少4人以上，外加提詞員、攝影師、導播等工作人員，所需人力眾多。

結語

小弟我覺得，視訊會議的品質是用錢堆出來的，而參與或主辦視訊會議需要經驗累積才能流暢。與實體會議不同，視訊會議狀況非常多，包含與會者斷線、簡報操作不當，甚至發言與留言(Chat Box)的協調等。由於與會者們遠端連線，不容易即時處理；因此，在預算可接受範圍內，委由專業廠商處理技術性工作始得確保各類故障排除，同時也能讓遠端與會者參加愉快，還可以消化預算，何樂而不為？

當然，會不會用視訊軟體才是最大問題。

隨著疫情逐漸成為過去式，公務部門也導入更多數位化的思維，或許過去亞洲舊思維大拜拜式的辦會模式也該典範轉移，視訊會議就該由主席自行控場，國內端就各自上線參與，避免國外參與者明明各自上線，卻看到國內鏡頭內會議室滿桌無須講話的人之奇景。但是，誰知道幾個月後，疫情帶來的科技力會不會全部還給病毒呢？