友人電話向H公家機關申請證照,對方冷冷地說:「等您正式發公文過來,再受理申辦事宜,謝謝。」,聽著電話斷線的嘟嘟聲,才意識自己得寫封公文,公文?公文是什麼能吃嗎?主管叫他自己上網查,呵呵,因為主管也不會寫公文啊! 

對經常被公文壓垮的小弟來說,公文只是一種日常

小弟接到友人求救,為不跌資深米蟲的股,從公文格式、用語還有排版,把他的草稿整骨一番,才發現自己每天當水喝的事情,對民間人士(簡稱民人)如此複雜,遂發想寫下「公文怎麼寫」系列,拖著民人們陪我一起「人在公門好修行」


民人寫公文

依據「公文程式條例」第二條略以,函:各機關間公文往復,或人民與機關間之申請與答復時用之,友人發公文給公家機關這件事,就是前面指的民人與H公家機關間公文往來。

 民間人士會用到的通常就只有「函」而已

當然可以「政府文書格式參考規範」裡的公文範本(但其實範例很少)做參考,但若平常沒在寫公文的,找人幫忙寫最快啦!

格式參考規範基本上也是不會教大家怎麼寫公文啦


函的必備內容

一、主旨:

「所以我收到公文要幹嘛?」就是主旨的目的,定義公文的一句話(也可以是很多句話,但就沒重點),例如小弟要用公文給廢妻錢,讓她去繳這個月卡費,主旨可以是「檢送臺端本月信用卡核銷款項乙份,請查照 。」 

而這個範例,是國發會請大家參加研討會,而且收到文要踴躍參加就算了,收到文還得把資訊傳下去

二、說明:

「好啊,知道要幹嘛然後勒?」就是說明的作用,看到主旨知道目的,再從說明欄搞清楚細節,例如廢妻收到公文,看主旨知道有錢可拿,接著就會在說明欄知道錢在哪:

一、依據小弟廢妻結婚誓言第三條辦理。(有憑有據、童叟無欺)

二、查前開誓言第三條規定,應於每月12日前檢送臺端信用卡核銷款項新臺幣(以下同)x元如附,請據以辦理款項繳納事宜。(補充公文裡有多少錢,再請對方要拿去繳款,暗示別拿去買衣服)

三、隨函檢附x元整。(提醒這份公文有現金當附件記得確認)

  

政府文書格式參考規範內的範例,說明欄詳細說明研討會辦在啥時、怎麼報名等等細節

三、受文者與字號

民人沒有公文系統與檔案管理單位,會不經意漏把自己公司的名稱地址跟要收文的公家機關名稱地址寫反,或把自己公司的發文字號,寫成公家機關本來的文號等,都可能讓機關收發文單位搞混或是送文失敗。

雞肋格式

一、檔號與保存年限:

小弟我公職第二年才搞懂公文右上角的檔號跟保存年限是尛,公家機關所有公文在存到檔案室前,會依性質取得像圖書館圖書編號的檔號來歸類存檔,每一檔號均有對應的保存年限,年限到了就可以銷毀,免得檔案室被公文給塞爆。

因此民間人士若要發文給政府機關,不需要填檔號與保存年限

二、速別與密等

根據「文書流程管理作業規範」第60點規定,速別是指機關辦公文的天數,分別是普通件6天、速件3天與最速件1天,民人若自己寫個最速件過去,也可能被承辦人改成普通件(笑);另外,密等分成「絕對機密」、「極機密」及「機密」3種,還需要順便寫上解密的條件,一般機關除採購案外很少會填到。

小弟我建議,民間人士寫信給公家機關,速別、密等與保密期限就爽快留白吧

三、副本

副本是給給對於這份公文,需要知道他存在,卻不用做事的單位;公家機關間才有這種互相拖對方下水的卸責橋段,民人不太需要幹這種多餘的事情。


結語

發公文給公家機關就是這麼簡單,尤其民人去函公家機關只求達成目的,主旨跟說明分別用來解釋「所以我收到公文要幹嘛?」與「好啊,知道要幹嘛後然勒?」兩問題,檢查沒搞錯收文者與受文者地址的位置,公文就可寄出了。

友人寄來的公文初稿,就把受文者與收文者資料寫反(當然還有說明寫的像附件清單)

公文樣態眾多,本次只討論最單純的發函,至於讓人迷失自我的簽稿併陳、先簽後稿、以稿代簽擬辦三兄弟,或是懷疑自己不會中文的公文寫作技巧,就留到下次再討論(可能也沒人想看、笑)。


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